Gemensam arkitektur stöttar verksamhetsutvecklare
Region Västerbotten har i samarbete med Inera drivit utbildningsprojektet Arkinera i syfte att få länets kommuner att använda it- och verksamhetsarkitektur som stöd i sin organisationsutveckling och förenkla kommunsamverkan. Det samlade utbildningsmaterialet finns nu publicerat som stöd för verksamheter som vill göra en liknande insats.
Det nyligen avslutade projektet Arkinera handlade om att med gemensamma metodstöd och arkitekturbeskrivningar skapa en röd tråd i Region Västerbottens kommuners arbete med verksamhetsutveckling. Målet var att förenkla och effektivisera framtida utveckling, dels genom att skapa ordning och reda i kommunernas it-miljöer, dels genom att etablera en förståelse för alla olika perspektiv som ingår i arbete med verksamhetsutveckling.
– Med hjälp av arkitekturbeskrivningar som tagits fram inom Arkitekturgemenskapen lades grunden för projekt Arkinera. En utmaning var att bara två av länets 15 kommuner hade tillgång till en egen arkitekt, samtidigt som alla kommunerna har flera anställda som arbetar med utveckling av den egna verksamheten. Arkinera skulle ge dessa personer stöd i sitt uppdrag genom att återanvända redan framtaget material och ge en förståelse för hur det kan användas för att förbättra resultatet av sitt arbete samt skapa en mer strukturerad verksamhetsutveckling, säger Peter Mannerhagen, arkitekt på Inera.
Bättre samverkan över organisationsgränserna
Målet med Arkinera var inte att utbilda personer till arkitekter, utan att skapa en förståelse för att bra arkitekturbeskrivningar kan användas i olika sammanhang som stöd för smidigare verksamhetsutveckling. Genom att återanvända det gemensamt framtagna materialet skapas också förutsättningar för bättre samverkan över organisationsgränserna.
– Den största nyttan med projektet är att vi skapat ett mer gemensamt tänkesätt kring arkitekturens centrala roll för verksamhetsutveckling hos fler anställda i kommunerna. Man funderar mer på hur teknik och verksamheten hänger ihop på en övergripande nivå än vad man gjorde tidigare, säger Thomas Kvist i Region Västerbotten som var projektledare för Arkinera.
Arkinera var indelat i tre faser, utbildning, workshops och praktisk tillämpning i Sorsele kommun, mellan september 2020 och december 2022. Kärngruppen i projektet bestod av representanter från Region Västerbotten, Inera och Umeå kommun. De planerade och beslutade utbildningens olika delar och aktiviteter. Under workshop-fasen lånades it- och verksamhetsarkitekter in från kommunerna Huddinge, Uppsala och Göteborg för att stötta och handleda.
Utbildningsmaterial kan återanvändas
En sammanställning av utbildningsmaterialet finns publicerat på Arkitekturgemenskapens öppna webbplats och kan återanvändas av organisationer som vill göra en liknande insats på hemmaplan. Det publicerade materialet är ordnat på samma sätt som Arkinera var utformat och innehåller en blandning av läsmaterial, beskrivningar av workshops och filmer på Youtube. Det finns även ett antal tipsrutor som upplyser om vad som är viktigt att tänka på i de olika momenten.
Göteborg stad har beslutat att införa ett gemensamt ramverk för arkitekturarbete inom kommunen. Här kommer det färdiga utbildningsmaterialet att kunna användas så gott som utan handpåläggning.
– Förutom utbildningsmaterialet har Arkinera bidragit till att en massa engagerade och drivna individer fått tillgång såväl till nationella som regionala personer och resurser att ta hjälp av i sin digitalisering och verksamhetsutveckling. Jag tror även att utbildningsmaterialet, genom att introducera strukturerade metoder och arbetssätt för att hantera komplexitet, kan sänka ribban för att fler ska våga ge sig på sådant man tidigare tvekat inför. Det blir helt enkelt enklare att jobba mot ett uppsatt mål om man har en utformad metod för att synliggöra vad verksamheten behöver göra för att uppnå det målet, säger Anders Axelson-Fisk som är verksamhetsarkitekt i Göteborg stad och deltog som handledare i Arkinera.