Så stor blir nyttan när befintliga tjänster nyttjas fullt ut
Ökad patientsäkerhet, bättre service till invånaren och frigjord tid motsvarande drygt 15 årsarbetare. Det är några av nyttorna som skulle kunna uppnås i en kommun med 85 000 invånare som går från att arbeta analogt och använda telefon, fax och post till att tillsammans med andra vårdgivare fullt ut nyttja fyra av Ineras befintliga tjänster för att utbyta information. Ineras strateg Karin Bengtsson och analytiker Amanda Sundberg berättar om möjligheterna som nyttokalkylen ”Optimerat läge för kommunerna” visar på.
Nyttokalkylen baseras på ett samarbete med Skånes kommuner och genomfördes tillsammans med kommunrepresentanter från såväl Skåne som Jönköpings, Jämtlands och Örebro län. De fyra tjänster för informationsöverföring som undersöktes var Nationell patientöversikt (NPÖ), 1177 journal, Elektronisk remiss och Informationsutlämning till kvalitetsregister.
– Bakgrunden är att kommunerna enbart läser information i NPÖ, inte visar egen information. Dessutom är väldigt få kommuner anslutna till de övriga tjänster som vi har studerat. Orsakerna till det är flera, bland annat att de kommunala journalsystemen inte erbjuder den möjligheten. Vi ser dock att det finns stor potential i att få till en ökad användning av tjänsterna vilket skulle möta de utmaningar som många kommuner står inför, som brist på kvalificerad arbetskraft och tidskrävande administration, säger Karin Bengtsson, strateg på Inera.
Nyttokalkylen utgick från kommunernas perspektiv och följer stegen i Ineras metodstöd för nyttokalkyler. För att hitta nyttor och kostnader hölls sex workshops med deltagare från två kommunala verksamhetsområden, primärvård och elevhälsan. Nyttorna och kostnaderna analyserades och några nyttor värderades i pengar.
– En svårighet i arbetet var komplexiteten i att analysera nyttan med fyra olika tjänster för två olika verksamhetsområden. Det krävdes mycket tid senare i analysen för att kontrollera att vi tänkt rätt i alla led, men resultatet var tydligt. Kalkylen visar att användningen av tjänsterna kan skapa stor nytta för kommunerna i förhållande till de kostnader som krävs för anslutning och implementering, förklarar Ineras analytiker Amanda Sundberg.
Största nyttan frigjord tid
I kalkylen uppskattades nyttor och kostnader för en tänkt kommun med 85 000 invånare som går från att främst använda telefon, fax och post för att utbyta information med andra kommuner och regioner till att i stället använda de fyra tjänsterna. Vissa av de nyttor som kalkylen pekar på hämtar kommuner hem redan idag genom att läsa information i NPÖ, men användningen skulle kunna öka väsentligt.
– Eftersom det handlar om att hitta nyttorna i ett optimerat läge antar vi att kommunen är fullt ansluten som konsument och producent till de fyra tjänsterna, och att andra kommuner och regioner också är det. Samtliga inblandade tar alltså både del av information och delar egen information som andra vårdgivare behöver, säger Amanda Sundberg och sammanfattar resultatet:
– Den största nyttan vi värderade i pengar var frigjord tid för personal i kommunerna, och främst från användandet av NPÖ och 1177 journal. I stället för att ringa, faxa och skicka brev finns information direkt tillgänglig i NPÖ för sjuksköterskor, och i 1177 journal för patienter. Med de uppskattningar som gjordes i kalkylen skulle tjänsterna frigöra tid likvärdig med 1,5 årsarbetare per år i elevhälsan, och 14 årsarbetare i den kommunala primärvården.
Löpande kostnader låga
För att veta om det är värt att ansluta till tjänsterna måste nyttorna ställas mot kostnaderna. Av kalkylen framgår att de största kostnaderna är de som krävs för att ansluta och införa tjänsterna, där tidsåtgången för personal är den största kostnaden. Därefter är de löpande kostnaderna låga i förhållande till värdet på nyttorna.
– Efter sex år skulle den sammanlagda nettonyttan totalt uppgå till 63 miljoner kronor för den tänkta kommunen. Vi förväntar oss också nyttor som är svåra att värdera i pengar, till exempel ökad patientsäkerhet när informationen finns att läsa i stället för att den rapporteras muntligt. Det blir dessutom bättre service till invånaren när det går att hitta sin journal från kommunen i 1177 journal, precis som journalen från regionen, säger Amanda Sundberg och poängterar att beslutsfattare och verksamhetsansvariga kan ta del av nyttokalkylen för att se på vilket sätt anslutning och användande av tjänsterna skulle kunna skapa nytta i den egna kommunen.
Beslutsunderlag för implementering
Kommuner kan också använda nyttokalkylen som en del i implementeringen – som ett underlag för att bestämma vilka effekter man vill uppnå och planera för hur man ska uppnå dem.
– Vi har även gjort en mall för kommuner som vill anpassa kalkylen till just sina förutsättningar. Mallen är ganska omfattande, med cirka 100 frågor att svara på. Men när det väl är gjort kan man se storleken på de egna nyttorna och kostnaderna över sex år, säger Amanda Sundberg.
Nyttokalkylen lyfter endast fram nyttor och kostnader som uppstår för kommunerna. Samhällsnyttan är sannolikt avsevärt större.
–Vi tror att det också finns stora nyttor för regioner om kommuner skulle dela med sig av sin information via tjänsterna. Det handlar till exempel om frigjord tid för regionens personal och ökad patientsäkerhet. Dessa nyttor har vi inte med i nyttokalkylen, påpekar Amanda Sundberg.
Hinder att lösa på väg mot optimerat läge
För att uppnå de nyttor som kalkylen pekar på är det flera aktörer som behöver bidra.
– Systemleverantörerna behöver göra det möjligt att ansluta sig till tjänsterna via de kommunala journalsystemen. Idag erbjuds i bästa fall integrationer mot NPÖ, 1177 journal och Informationsutlämning till kvalitetsregister, men ytterst få kan ansluta till Elektronisk remiss. Det försvårar kommunernas möjlighet att ta hem de nyttor som påvisas i kalkylen, säger Karin Bengtsson på Inera.
Men genom att många kommuner läser information i NPÖ uppstår alltså vissa nyttor som kalkylen pekar på redan idag. Med ökad användning skulle även nyttan öka.
– För att det ska ske behöver regionerna dela mer information och just de typer av information som efterfrågas av elevhälsan och kommunernas primärvård, framhåller Karin Bengtsson.
Nyttokalkylen visade även på att mycket arbetstid för kommunens sjuksköterskor skulle kunna frigöras ifall närstående i större utsträckning skulle kunna agera ombud för sina äldre på 1177.se, men då behövs ändrad lagstiftning.