Så testade Region Gotland Säker digital kommunikation
Region Gotland deltog i Ineras pilotprojekt för att testa tjänsten Säker digital kommunikation, SDK, tillsammans med Arbetsförmedlingen. Enhetschef Tom Vigström berättar hur det hjälpte dem att hantera känslig information effektivare.
Vilket informationsutbyte valde ni att testa i pilotprojektet och varför?
– Vi samarbetade med Arbetsförmedlingen för att genomföra vår pilot. Tillsammans identifierade vi en process inom stödanställningar där det fanns mycket informationsöverföring mellan våra verksamheter. Hos Avdelningen för arbetsliv och etablering inom Region Gotland finns bland annat en kommunal arbetsmarknadsåtgärd för att matcha individer från Arbetsförmedlingen till en arbetsplats inom regionen där de får en anställning med stöd. Arbetsförmedlingen tar beslut om anställningarna, men vi gör underlag och själva matchningsprocessen, säger Tom Wigström, enhetschef på Avdelningen för arbetsliv och etablering inom Region Gotland.
Hur gick informationsutbytet till utan tjänsten Säker digital kommunikation, SDK?
– Innan vi använde SDK arbetade vi främst med ordinarie postgång eller telefonmöten för att skicka underlag och beslut mellan våra verksamheter. Viss information sändes via e-post där båda organisationerna i text fick skriva pseudonymer om framtida anställda, vilket kunde bidra till otydlighet.
Hur förändrades arbetssättet med SDK?
– Båda parter fick möjlighet att se över hur processen mellan våra organisationer såg ut och hur vi kunde nyttja ett friare informationsutbyte. Vi identifierade en delprocess inom anställningar med stöd, där vi kunde eliminera möten och postgång för att vi fick möjlighet att skicka samma underlag på ett säkert digitalt sätt. Vi kunde inte ta bort all postgång, men vi kunde reducera den så att det i regel endast var för formalia.
Vad ser du för nytta för er med SDK?
– SDK gör att flera processer blir snabbare, och på sikt kan vi förhoppningsvis även digitalisera andra delmoment, till exempel med digitala underskrifter. Jag ser SDK som ett väldigt viktigt verktyg för kommuner och regioner att knyta starkare band till varandra, samt till de statliga myndigheterna.
Vilket stöd har ni behövt internt?
– Region Gotlands digitaliseringsstrateg Jan Broman var ovärderlig för att genomföra vår del av pilotprojektet på alla nivåer. Han hjälpte mina arbetsmarknadshandläggare med it-problem som uppstod och skapade deras it-miljö för SDK. Han var även drivande i att Region Gotlands och Arbetsförmedlingens it-miljöer skulle kunna länkas samman. I den här typen av projekt måste vi både ha förståelse för varandras utmaningar, och våga ställa krav för att nå resultat.