Språk (Under översyn)

Allt vi skriver ska vara lätt att läsa och förstå. Texterna ska vara användbara och vi skriver ur läsarens perspektiv. Vår kommunikation ska vara tydlig och vi undviker fackuttryck och förkortningar. Vi har enhetliga begreppsdefinitioner, ett ord får inte ha olika betydelser i olika situationer. 

Inera följer språklagen och principerna för klarspråk. Svenska Akademiens ordlista är norm för hur vi stavar och som stöd i vårt arbete har vi även Myndigheternas skrivregler från Språkrådet.

Sektionen för kommunikation har ett särskilt ansvar för Ineras externa kommunikation men riktlinjerna är ett stöd för, och ska följas av, alla medarbetare.

Klarspråk står för ett klart och tydligt språk som är anpassat till mottagaren. Begreppet började användas på 1990-talet av myndigheter som arbetade med språkvård. Klarspråk blev en motpol till det traditionella myndighetsspråket, det vill säga ett överdrivet tillkrånglat språk med långa meningar och abstrakta och svårbegripliga ord. 2009 fick Sverige en språklag med en klarspråksparagraf som säger att språket i offentliga texter ska vara vårdat, enkelt och begripligt.

Tänk på läsaren

Vi börjar alltid med att göra klart för oss varför vi skriver och till vem eller vilka vi vänder oss. Vad är syftet med texten? Vad ska läsaren veta eller göra efter att ha läst texten? Vilka förkunskaper har läsaren? Vad vet vi om läsarens språkliga kompetens?

Vägled läsaren

Med hjälp av en tydlig och överskådlig struktur får läsaren vägledning genom texten. Rubriker, underrubriker och punktlistor underlättar läsningen. För längre texter kan det vara bra med en innehållsförteckning eller läsanvisning. Styckeindelningen ska vara logisk och stycken och meningar ska föra tanken framåt. Sambanden blir tydliga med hjälp av sambandsord som trots allt, eftersom, därför att.

Skriv det viktigaste först

Börja med den information som är viktigast för läsaren. Då är det störst chans att fånga läsarens intresse och att budskapet går fram. Gäller det beslut av olika slag är det själva beslutet som är viktigast för läsaren och sedan skälen för det.

Skriv kort och enkelt

Skriv aldrig längre än nödvändigt och bara det läsaren behöver veta, inget mer. Det ökar chansen att texten blir läst och förstådd. Varva korta och lite längre meningar så blir texten lättare att läsa. Samla inte för mycket information i samma mening utan skriv enligt principen en tanke - en mening. Använd enkla och begripliga ord och undvik långa meningar med inskjutna bisatser. Framhåll det viktiga och lägg det i början av meningen. Låt även huvudverbet komma tidigt i meningen.

Använd en naturlig ordföljd

Det naturliga är att verbet kommer tidigt i meningen. Huvudverbet är det ord som talar om vad någon gör eller vad som händer i texten. En text blir lättare att förstå om läsaren direkt ser vem eller vilka som står bakom huvudverbets handling. Om huvudverbet kommer sent i meningen får hjärnan svårt att tolka sammanhanget och läsaren kan bli tvungen att läsa meningen på nytt.

Använd ett aktivt språk och undvik passiv form

Undvik att skriva: Det har tagits fram en projektplan av projektet. En kundundersökning har gjorts av Inera.

Skriv hellre: Projektet har tagit fram en projektplan. Inera har gjort en kundundersökning.

Undvik långa verbformer

Skriv inte finnes, behöves, mottaga, överensstämma. Skriv istället finns, behövs, ta emot, stämma överens.

Undvik substantivsjukan

Undvik att skriva: Utföra en kontroll, vidta en ändring, göra en redogörelse. Skriv istället kontrollera, ändra och redogöra.

Undvik ålderdomliga och svårbegripliga ord

Språket förändras hela tiden men ofta lever ålderdomliga ord och uttryck kvar. Ålderdomliga ord gör texten stel och kanslispråklig. Exempel på sådana ord är erhålla istället för få, erlägga istället för betala, ej istället för inte, endast istället för bara, skall istället för ska.

Om Inera vill uppfattas som ett modernt och professionellt företag är det viktigt att vi håller oss uppdaterade och följer de senaste riktlinjerna. Samtidigt ska vi se upp med modeord, klyschor, svengelska och främmande ord och uttryck.

Förklara svåra men nödvändiga termer

Ibland behöver man använda fackord och svårbegripliga uttryck. Då måste man förklara vad de betyder första gången de används i texten. Man kan också komplettera texten med en ordlista. Anpassa texten till målgruppen. Om man skriver för en expertgrupp där alla har samma kunskap kan det vara relevant att använda fackuttryck.

Undvik förkortningar

Undvik att använda förkortningar eftersom de försvårar läsningen. Ibland är det lämpligt att använda förkortningar för långa namn eller begrepp om de återkommer många gånger i texten, men då måste man förklara förkortningen första gången den används. Gör det helst så naturligt som möjligt i löpande text, till exempel så här:

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, som oftast kallas MSB, har gett ut en ny rapport. I rapporten skriver MSB…

eller

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, har gett ut en ny rapport…

Välj hellre kommatecken än parenteser för förkortningar, eftersom parenteser stoppar upp läsningen mer än kommatecken.

Hitta inte på egna förkortningar.

Förkortningar av tjänsternas namn

Många av Ineras tjänster har långa namn och omnämns ofta med sina förkortningar. I texter där tjänstens namn återkommer många gånger skriver vi ut både det långa namnet och förkortningen första gången namnet nämns. Vi gör det så naturligt som möjligt i löpande text, till exempel så här:

Svenska informationstjänster för läkemedel, som oftast kallas Sil, är en tjänst som….

Sedan används Sil som det genomgående namnet i texten.

Förkortningar av tjänsternas namn i rubriker

I rubrikerna på webbtexterna om tjänsterna sätter vi i stället ett streck mellan det långa namnet och förkortningen. Det vill säga så här:

Svenska informationstjänster för läkemedel – Sil

Sammanfatta längre texter

Längre texter ska inledas med en sammanfattning. Då kan läsaren snabbt avgöra vad texten handlar om. Sammanfattningen fungerar också som en introduktion som gör att själva texten blir lättare att förstå.

Tänk på textens utseende

Det är inte bara språket som avgör om en text är lättläst, utan också utseendet på dokumentet. Raderna i en text får inte vara för långa. Då får ögat svårt att hitta nästa rad och läsningen blir tröttsam. I brev och rapporter ska högerkanten gärna vara lite ojämn. Det ger variation i texten som gör det lättare att läsa. Radavstånd och valet av teckensnitt och teckenstorlek har också betydelse för läsbarheten.

Tonalitet är den språkliga delen av ett varumärke. Den är lika viktig för hur vi vill uppfattas som den visuella delen. Känslan vi vill förmedla avgörs av ordval, stavning och den ton vi använder. Tonen och stilen i våra texter ska avspegla våra värdeord professionalitet, öppenhet, ansvar och effektivitet.

Vi använder du som tilltalsord till enskilda. Det gäller både när vi vänder oss till en individ och till olika individer i en grupp, till exempel en grupp invånare.

Vi använder ni som tilltalsord när vi vänder oss till flera personer eller till organisationer.

Enligt språkrådet går det bra att använda pronomenet man i offentliga texter. "Man" är ofta att föredra framför passiva uttryckssätt. Med hjälp av "man" blir ordföljden ofta naturligare. "Man" får dock inte syfta på olika personer eller grupper i samma textavsnitt.

Orden du, ni, vi stavas med liten bokstav, liksom din, ditt, dina, er, ert, era, vi, vårt, våra.

Exempel på hur vi använder du och ni

Om din organisation vill ha hjälp att ansluta till en tjänst ska ni kontakta…

Du som är RA-person har ansvaret för att…

Nyhetsbrev och andra redaktionella texter ska följa Ineras skrivregler och ha samma tonalitet som övrig kommunikation. Redaktionella texter har ofta ett mer journalistiskt anslag med en tydlig vinkel, en rubrik som lockar till läsning och en ingress som sammanfattar texten. Journalistikens grundregel är att försöka svara på frågorna vem, vad, var, när, hur och varför. Även om regeln inte är tillämplig för alla våra redaktionella texter är det bra att ha frågorna i bakhuvudet.

Nyhetsartiklar och notiser i våra nyhetsbrev och på Ineras webbplats och intranät ska vara redaktionellt skrivna med informativa rubriker. En rubrik ska vara en rubrik, inte en överskrift.

Ny version av Pascal gör det enklare att ordinera (rubrik)
Uppdatering Pascal (överskrift)

Nu bygger vi framtidens driftplattform (rubrik)
Ny driftplattform (överskrift)

För texter som skrivs för webben gäller samma grundläggande principer som för övriga texter. Det som skiljer är att man läser texten på en skärm. På skärmar skumläser man och hoppar mellan olika text- och bildelement. Därför är det extra viktigt att webbsidor och webbtexter är överskådliga så att läsarna snabbt hittar det de söker.

Tänk på att många besökare kommer direkt till webbsidor från en sökmotor, inte via ingångssidan. Det kräver att sidorna fungerar självständigt samtidigt som det är tydligt vilket sammanhang de ingår i.

Inera följer standarder och rekommendationer om språk och teknik för att göra webbplatsen tillgänglig för så många personer som möjligt.

Ineras kommunikation sker främst på svenska. Vi har inget uppdrag att informera på andra språk. I samband med mässor, studiebesök och andra aktiviteter kan vi ibland behöva översätta texter, främst till engelska. Översättningar görs alltid av en professionell översättningsbyrå.